Wir alle wissen, wie es sich anfühlt, eine E-Mail zu senden, nur um zu erkennen, dass Sie einen peinlichen Fehler gemacht haben. Oder noch schlimmer, Sie haben versehentlich auf alle antworten geklickt und Ihren peinlichen Fehler an das gesamte Büro geschickt. Bevor du anfängst, bei dem Gedanken an das, was du getan hast, zu erschaudern, haben wir einige gute Nachrichten für dich: Viele E-Mail-Clients bieten den Benutzern die Möglichkeit, E-Mails nach dem Senden zurück zu rufen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie genau, wie Sie eine E-Mail in Outlook, dem beliebten E-Mail-Dienst von Microsoft, zurückrufen können. Um gesendete Mails zurückholen zu können bedarf es einiger Schritte, leider funktioniert dieser Prozess nicht immer, lesen Sie sich folgende Anleitung durch und befolgen Sie die Schritte um evtl. doch zum Ziel zu kommen.
SCHRITTE ZUM RÜCKRUF VON OUTLOOK-E-MAILS
Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Ordner Sent Items und suchen Sie nach der E-Mail, die Sie abrufen möchten – sie sollte ganz oben in der Liste stehen. Doppelklicken Sie darauf, um es vollständig zu öffnen.
Schritt 2: Überprüfen Sie den oberen Teil des Fensters und stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Nachricht befinden. Suchen Sie dann nach dem Dropdown-Menü mit der Aufschrift Actions. Es sollte sich neben den Optionen Regeln und E-Mail verschieben in der Taskleiste befinden.
Schritt 3: Klicken Sie auf Aktionen und anschließend auf Diese Nachricht abrufen.
Hinweis: Sie benötigen ein Exchange-Konto, damit diese Option verfügbar ist. Beachten Sie auch, dass bestimmte Administratoren diese Option je nach Ihrem Unternehmen blockieren können.
Schritt 4: Sie sollten nun das Rückruffenster sehen, in dem Sie wählen können, ob Sie einfach die ungelesenen Kopien der Nachricht löschen oder die Kopie durch eine neue Nachricht ersetzen möchten, die korrekte Informationen enthält. Sie erhalten auch die Möglichkeit, einen Bericht darüber zu erhalten, ob der Abruf erfolgreich war oder nicht, und zwar empfängerweise. Treffen Sie die für Ihre Situation geeignete Auswahl, und wählen Sie dann OK.
Wenn Sie die Nachricht gelöscht haben, herzlichen Glückwunsch – Sie haben gerade diese peinliche E-Mail vor dem Lesen bewahrt. Wenn Sie es ersetzen möchten, fahren Sie fort.
Schritt 5: Wenn Sie eine Ersatznachricht erstellen, führt Sie Outlook zu einem neuen Bildschirm für die Erstellung von Nachrichten. Wählen Sie einfach Senden, wenn Sie bereit sind, den Rückrufvorgang zu starten.
Hinweis: Wenn Sie eine Rückrufnachricht senden, wird Ihre alte E-Mail nicht gerade verschwinden. Wir werden ein wenig mehr darüber sprechen, ist der Abschnitt unten, aber um die ursprüngliche Nachricht verschwinden zu lassen, muss der Empfänger möglicherweise zuerst die Rückrufnachricht öffnen. Aus diesem Grund kann es eine gute Idee sein, „URGENT“ oder etwas Ähnliches in den Titel Ihrer Rückrufnachricht aufzunehmen, um sicherzustellen, dass sie vor der anderen E-Mail geöffnet wird.
WARUM DER E-MAIL-RÜCKRUF NICHT IMMER FUNKTIONIERT
Das Starten des Rückrufprozesses bedeutet nicht, dass es so funktioniert, wie Sie es sich vorgestellt haben. Mit den heutigen Internetgeschwindigkeiten (es sei denn, Sie leben in einer toten Zone) wartet diese falsche E-Mail wahrscheinlich bereits im Posteingang von jemandem, was eine Reihe von Problemen verursacht. Hier sind die Faktoren, die Ihre Erinnerung zunichte machen – oder sie zumindest komplizierter machen können.
Nachrichten öffnen: Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, können Sie sie grundsätzlich nicht mehr abrufen. Der Empfänger kann immer noch die Rückrufnachricht erhalten und feststellen, dass Sie die erste E-Mail wirklich löschen wollten, aber sie bleibt trotzdem in seinem Outlook-System. Wenn diese E-Mail geöffnet wird, sind alle Wetten deaktiviert. Das ist ein Grund, warum es wichtig ist, schnell zu handeln.
Leitet die Daten an andere Ordner weiter: Wenn Ihre erste Nachricht einen Filter aktiviert und in einen Ordner umgeleitet wurde, der nicht der Posteingang ist, schlägt Ihr Abruf fehl. Im Endeffekt kann die Rückrufoption nur E-Mails betreffen, die sich im Posteingang befinden. Wenn die erste Nachricht an anderer Stelle wartet, geht sie nicht weg.
Öffentliche Ordner: Öffentliche Ordner können die Dinge kompliziert machen, denn wenn jemand Ihre erste E-Mail liest, wird der Rückruf fehlschlagen. Es spielt keine Rolle, welcher Empfänger oder welches Anmeldekonto die E-Mail als gelesen markiert, es ist immer noch zu spät.
Zusätzliche E-Mail-Anwendungen: Die Recall-Funktion ist für die Arbeit mit Outlook ausgelegt. Wenn Sie beispielsweise an jemanden senden, der Google Mail verwendet, können Sie nicht erwarten, dass die Rückrufoption funktioniert.
Mobile Anwendungen: Wenn Sie die Exchange ActiveSync-Einstellungen für Outlook auf mobilen Geräten verwenden, funktioniert die Rückrufoption möglicherweise auch nicht. Dies geschieht, weil das System versucht, verschiedene Versionen von Outlook zu synchronisieren, und es den Prozess nicht abschließen kann, besonders wenn Ihr mobiles Gerät offline ist.
Wir wissen, dass es so aussieht, als gäbe es viele Fallstricke bei diesem praktischen kleinen Feature. Die Lösung für diesen potenziellen Snafus?
Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist…
Wenn Ihre Rückrufe einfach nicht funktionieren, haben wir zwei Ideen, wie Sie das Szenario verbessern können:
Lösung 1: Schreiben Sie eine Entschuldigung. Abgesehen davon, dass Sie Ihre E-Mails vor dem Versand noch einmal überprüfen sollten, ist dies die einfachste Lösung für das Problem. Wenn Sie versehentlich eine E-Mail an die falsche Person/Person geschickt haben und es nicht zu grausam war, ist es oft besser, Ihre Zeit zu sparen und sich auf eine schnelle „oops“ Entschuldigung zu konzentrieren. Das funktioniert bei den meisten Menschen und du kannst aufhören, dir darüber Gedanken zu machen.
Lösung 2: Verzögern Sie Ihre E-Mails. Wenn Sie einen Fall von E-Mail-Butterfingern haben oder immer damit beschäftigt sind, sensiblere Arten von Informationen zu beantworten und weiterzuleiten, sollten Sie vielleicht erwägen, Ihre E-Mails zu verzögern. Dies können Sie für alle E-Mails tun, indem Sie auf Datei gehen, Regeln und Warnungen verwalten wählen und Neue Regel wählen. Beginnen Sie mit einer leeren Regel und überspringen Sie Bedingungen, so dass alle E-Mails abgedeckt sind. Wählen Sie dann in Schritt 1 die Option Lieferung um einige Minuten verschieben. Wenn Sie es um ein paar Minuten verzögern, können Sie Nachrichten viel effektiver abrufen, wenn Fehler gemacht werden.
